Archivistique
l'archivage numérique, qu'est-ce que c'est ?
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Pourquoi Est-Ce Important ?
Pourquoi Est-Ce Important ?
Les Principaux Types d'Archivages Numériques
La Gestion Electronique des Documents (GED)
La gestion électronique des documents (GED), également connue sous les acronymes EDM (Enterprise Document Management) ou DMS (Document Management System), désigne un ensemble de méthodes et d’outils informatiques permettant de numériser, organiser et gérer de manière efficace l’ensemble des documents d’une organisation.
La GED est un outil indispensable pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs documents, améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts. Elle offre une multitude d’avantages, tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise dans son ensemble.
Les Avantages de la GED
Amélioration de la collaboration
Facilitation du travail en équipe.
Gain de Productivité
Réduction du temps passé à rechercher des documents.
Réduction des coûts
Économies sur l'achat de papier, de fournitures de bureau et de stockage.
Sécurité renforcée
Protection des documents contre la perte et les dommages.
Comment Fonctionne Une GED
1. Numérisation
Conversion des documents papier en format numérique.
2. Indexation
Attribution de mots-clés et de métadonnées à chaque document pour faciliter la recherche.
3. Stockage
Enregistrement des documents dans une base de données sécurisée.
4. Consultation
Accès aux documents via une interface utilisateur intuitive.
5. Partage
Diffusion des documents aux personnes autorisées.
6.Archivage
Conservation à long terme des documents.
Les Meilleurs Outils De GED
Sharepoint
Avantages:
Intégration profonde avec l'écosystème Microsoft: Pour les entreprises utilisant déjà des produits Microsoft 365, Grande personnalisation possible grâce aux nombreuses options de configuration,Outils de collaboration riches (partage, co-édition, etc.).
Inconvénients:
Peut être complexe à mettre en œuvre et à configurer pour des utilisateurs non techniques, Le coût peut être élevé, notamment pour les grandes entreprises.
Google Drive
Avantages:
Accessible de n'importe où avec une connexion internet., Fonctionne parfaitement avec les autres outils de la suite Google (Gmail, Google Docs, etc.), Une version gratuite est disponible pour les particuliers.
Inconvénients:
Les fonctionnalités avancées sont souvent réservées aux versions payantes., Des questions peuvent se poser concernant la sécurité des données stockées dans le cloud.
Docuware
Avantages:
Conçu spécifiquement pour la gestion électronique des documents, Possibilité d'automatiser de nombreux processus (indexation automatique, workflows, etc.), S'intègre facilement avec d'autres logiciels (ERP, CRM, etc.).
Inconvénients:
Peut être onéreux pour les petites entreprises, Nécessite une certaine formation pour maîtriser toutes les fonctionnalités.
Alfresco
Avantages:
Solution open source offrant une grande flexibilité et une communauté active, Va au-delà de la simple gestion de documents, permettant de gérer tous types de contenus, Peut gérer de très grands volumes de documents.
Inconvénients:
Nécessite des compétences techniques pour la configuration et la personnalisation, Les coûts de maintenance et de support peuvent être élevés.
Les Systèmes d'archivage Numériques (SAE)
Un système d’archivage numérique (SAE) est une solution informatique conçue pour stocker, conserver et gérer de manière sécurisée des documents dans un format électronique. Il offre une alternative moderne et efficace à l’archivage traditionnel sur papier, en permettant de centraliser, organiser et retrouver rapidement les informations.
Les Avantages d'un SAE
Conservation à long terme
Les documents sont stockés dans un environnement contrôlé, protégés contre les dégradations physiques (incendie, inondation) et les pertes liées à l'obsolescence des supports.
Accessibilité
Les archives sont facilement accessibles et consultables à tout moment, depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet.
Sécurité
Les SAE mettent en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger les données contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
Gain de place et d'efficacité
En supprimant le besoin de stocker physiquement les documents, les SAE libèrent de l'espace et simplifient les processus de recherche et de gestion.
Comment Fonctionne Un SAE
1. Capture
Numérisation des documents papier et intégration de documents natifs (PDF, Word, etc.).
2. Classification
Organisation des documents selon des critères définis (métadonnées, mots-clés).
3. Conservation
Stockage sécurisé des documents dans un format pérenne.
4. Recherche
Recherche rapide et précise des documents grâce à des outils de recherche avancés.
5. Consultation
Affichage des documents dans leur format d'origine ou dans un format lisible.
6.Partage
Diffusion contrôlée des documents aux utilisateurs autorisés.
Les Meilleurs SAE
OpenText
Avantages:
Couvre l'ensemble du cycle de vie des documents, de la création à l'archivage., Permet de choisir les modules en fonction des besoins spécifiques.
Inconvénients:
Peut être complexe à mettre en œuvre pour des petites entreprises, Solution plutôt onéreuse.
M-Files
Avantages:
Permet de gérer tous types de contenus (documents, images, vidéos, etc.), Utilise l'IA pour améliorer la recherche et la classification des documents, Interface intuitive et personnalisable.
Inconvénients:
Peut être élevé pour les grandes entreprises, Certaines fonctionnalités avancées peuvent être complexes à maîtriser.
Nuxeo
Avantages:
Offre une grande flexibilité et une communauté active, Plateforme complète pour la gestion de contenu d'entreprise, Peut gérer de très grands volumes de documents.
Inconvénients:
Nécessite des compétences techniques pour la configuration et la personnalisation, Les coûts de maintenance et de support peuvent être élevés.
Alfresco
Avantages:
Solution open source offrant une grande flexibilité et une communauté active, Va au-delà de la simple gestion de documents, permettant de gérer tous types de contenus, Peut gérer de très grands volumes de documents.
Inconvénients:
Nécessite des compétences techniques pour la configuration et la personnalisation, Les coûts de maintenance et de support peuvent être élevés.
Conseils pratiques
Comment mettre en place un sytème d'archivage numérique
Etapes par Etapes, Les conseils pour une migration reussie.
Conseils pratiques
les bonnes pratiques d'archivage
Comment nommer les fichiers, organiser les dossiers, définir une politique de conservation.
FOCUS
Quelques Sujets Sur L'Archivage Numérique
L'Archivage Numérique Pour La Conformité
RGPD, HIPAA, etc.
Les Tendances De l'Archivage
Numérique
IA, cloud, blockchain.
Comment Sécuriser Ses Archives
Les meilleures pratiques pour protéger ses données sensibles.